Ruang Lingkup Azas - Azas Manajemen

Oleh : Eka Dwi Murdiyati



  1. Mengapa struktur organisasi itu penting ?
Karena struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana berbagai tingkatan aktivitas berkaitan satu sama lain, sampai tingkat tertentu ia juga menunjukkan tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja. Ia juga menunjukkan hirarki organisasi dan struktur wewenang, serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Selain itu, struktur organisasi juga memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta mengkoordinasikan hubungannya dengan lingkungan.
  1. Apa yang dimaksud dengan pembagian kerja? Apa keuntungan dan kekurangannya?
Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggungjawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.
·   Kekurangan pembagian kerja
Bila pembagian kerja dilaksanakan secara ekstrim maka dapat menimbulkan :
-    Kebosanan
-    Keletihan
-    Monoton
-    Kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidakefisienan dan bukan efisien
-    Setiap pekerja bersifat lebih individual
-    Kurangnya keharmonisan dalam suatu organisasi
-    Pegawai terkadang tidak puas dengan hasil pembagian kerja tersebut
-    Sumber keterasingan
·   Kelebihan pembagian kerja
-    Setiap individu bertanggungjawab pada satu kegiatan/pekerjaan tertentu sesuai dengan spesialisasinya
-    Membantu koordinasi
-    Memperlancar pengawasan
-    Manfaat spesialisasi
-    Menghemat biaya
-    Menekankan itu pada hubungan manusiawi
-    Menambah keterampilan
  1. Apa yang ditunjukkan oleh sebuah bagan organisasi?
Bagan organisasi menunjukkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Bagan organisasi juga menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama yaitu :
·   Pembagian kerja : setiap kotak mewakili tanggung jawab seseorang atau subunit untuk bagian tertentu dari beban kerja organisasi.
·   Manajer dan Bawahan : Garis tebal menunjukkan garis komando ( siapa melapor kepada siapa )
·   Jenis kerja yang dilaksanakan : Label atau uraian kotak-kotak menunjukkan tugas-tugas kerja organisasi atau bidang-bidang tanggung jawab yang berbeda-beda.
·   Pengelompokan bagian-bagian kerja : Keseluruhan bagan menunjukkan dasar pembagian aktivitas organisasi
·   Tingkat manajemen : Sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perorangan tetapi juga hirarki pimpinan secara keseluruhan.
  1. Apa yang menjadi pertimbangan pokok dalam memilih rentang manajemen?
1.      Kesamaan fungsi yang disupervisi/diselidiki : sejauh mana kadar kesamaan fungsi atau tugas bawahan yang berada dibawah tanggung jawab manajer bersangkutan.
2.      Jarak geografis dari fungsi yang disupervisi : seberapa dekat letak manajer dengan fungsi atau bawahan
3.      Kerumitan fungsi yang disupervisi : hakikat fungsi atau tugas yang berada dibawah  tanggung jawab manajer
4.      Pengarahan dan pengendalian yang diperlukan bawahan : kadar supervisi yang diperlukan bawahan
5.      Koordinasi yang diperlukan supervisor : kadar usaha manajer dalam memadukan fungsi atau tugas-tugas dalam subunit atau antar subunit dengan bagian organisasi lainnya
6.      Perencanaan yang diperlukan supervisor : kadar sejauh mana manajer harus memprogramkan dan meninjau aktivitas sub unitnya
  1. Apa yang disebut diferensiasi dan mengapa hal ini membuat koordinasi menjadi sulit?
Diferensiasi adalah perbedaan sikap dan gaya kerja yang cenderung timbul diantara para karyawan dan departemen-departemen dalam organisasi.
Karena Diferensiasi mendorong timbulnya konflik diantara individu-individu dan unit organisasi seperti :
§ Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu
§ Perbedaan orientasi waktu
§ Perbedaan orientasi antarpribadi
§ Perbedaan formalitas struktur
6.      Uraikan 3 pendekatan dasar untuk mencapai koordinasi yang efektif?
1. Hanya mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana, dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur
2. Pendekatan kedua diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling lebih tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
3. Peningkatan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi.
7. Bentuk struktur organisasi apa yang cocok dengan produk yang dihasilkan berdasarkan permintaan pelanggan dalam lingkungan yang stabil&produk yang dihasilkan secara masal dalam lingkungan yang tidak stabil?
Struktur organisasi divisional atas dasar langganan dengan pendekatan departementalisasi fungsional, lebih sesuai untuk produk yang dihasilkan berdasarkan permintaan pelanggan dalam lingkungan yang stabil. Sedangkan, bentuk Struktur organisasi divisional atas dasar produk tanpa pendekatan departementalisasi fungsional, lebih sesuai untuk produk yang dihasilkan secara masal dalam lingkungan yang tidak stabil.
8. Apa perbedaan antara pendekatan Burns dan Stalker pada desain organisasi serta pendekatan yang diusulkan oleh Weber dan Woodward?
Burns dan Stalker membedakan dua sistem organisasi (desain organisasi) pada mekanistis (aktivitas organisasi dibagi-bagi kedalam tugas khusus dan terpisah)dan organis(para individu lebih banyak bekerja didalam kelompok daripada bekerja sendiri-sendiri), sedangkan Weber dan Woodward melakukan pendekatan melalui struktur organisasi.
9.Dalam kondisi apa struktur matriks paling cocok dipergunakan? Apa keuntungan dan kerugiannya?
Sturktur matriks paling cocok dipergunakan disaat kondisi para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada dibawah dua wewenang.
·         Keuntungan struktur matriks
ü  Memberikan keluwesan kepada organisasi
ü  Merangsang kerja sama antardisiplin
ü  Melibatkan, memotivasi, dan menantang para pegawai
ü  Mengembangkan ketrampilan pegawai
ü  Membebaskan pimpinan teras dari keharusan menyusun rencana
ü  Merangsang orang untuk mengidentifikasi diri dengan produk akhir
ü  Memungkinkan para pakar dialihkan ke setiap bidang yang memrlukannya
·         Kerugian struktur matriks
ü  Risiko timbulnya perasaan anarki
ü  Medorong terjadinya persaingan kekuasaan
ü  Dapat menimbulkan lebih banyak diskusi daripada tindakan
ü  Menuntut adanya keterampilan yang tinggi dalam hubungan antarperorangan
ü  Penerapannya memerlukan biaya besar
ü  Ada risiko beberapa tim proyek mengerjakan tugas yang sama
ü  Merugikan moral, jika pegawai harus dihukum kembali



10. Apa yang dimaksud dengan istilah struktur organisasi informal? Mengapa ini penting?
 Struktur organisasi informal adalah organisasi yang berdiri diatas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaanya sulit ditentukan dan pola hubungan diantara para anggota tanpa tujuan yang khusus.
Karena organisasi informal digunakan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi (human needs) yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, seperti kebutuhan hubungan sosial, rasa memiliki dan pengenalan diri, pengetahuan tentang perilaku yang diterima, perhatian, pelestarian nilai-nilai budaya, bantuan dalam pencapaian tujuan, kesempatan berpengaruh dan berkreasi, dan kebutuhan akan informasi serta berkomunikasi.


Daftar pustaka

  1. Handoko,T.Hani. 1984. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta : BPFE
  2. Stoner A.F, James. 1992. Manajemen Edisi 2 ( Revisi ). Jakarta : Erlangga
  3. Stoner A.F, James.1996. Manajemen. Jakarta : Erlangga

0 Comments